Austausch personenbezogener Daten – datenschutzkonform und sicher
TransferSafe ist unsere webbasierte Plattform (SaaS) für die sichere DSGVO-konforme Datenübermittlung von personenbezogenen Daten und Dokumenten und eignet sich besonders für die Abwicklung personalisierter Mailing-Projekte. Sie wurde entwickelt, um die gemeinschaftliche Arbeit mehrerer Unternehmen an einem Projekt unkompliziert und sicher zu machen.
Besonders wichtig ist hierbei der Datenschutz. Daher werden alle Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren gehostet und in vollem Umfang nach DSGVO-Richtlinien behandelt. Gleichzeitig steht die Qualitätssicherung im Fokus. Als Agentur bilden wir die Schnittstelle zwischen unseren Kunden und den Dienstleistern. Wir übernehmen stets die Vorabprüfung neuer Dateien, um die erforderliche Qualität in der Zusammenarbeit aller Beteiligten zu gewährleisten und Zwischenschritte und Korrekturstufen zu verringern.
TransferSafe – datenschutzkonforme Projektabwicklung leicht gemacht
Als Agentur übernehmen wir die Koordination und Steuerung zwischen den beteiligten Parteien. Unter Berücksichtigung von Upload-, Einsicht- und Freigaberechten werden Projekte angelegt und den Kunden und Dienstleistern zugeordnet. Team go direct überprüft jegliche zur Verfügung gestellten Daten stets zuerst. Nach detaillierter Qualitätssicherung werden die Inhalte für die entsprechenden Dienstleister zur Weiterverarbeitung freigegeben bzw. auf umgekehrtem Wege an den Kunden zur Sichtung und Freigabe weitergeleitet. Die personenbezogenen Daten sind während des gesamten Prozesses datenschutzkonform gehostet und werden sicher
elektronisch für die Produktion von Druckerzeugnissen oder E-Mailings übermittelt. Als webbasierte Plattform (SaaS) lässt sich TransferSafe besonders flexibel nutzen. Persönliche Zugangsdaten gewährleisten den datenschutzkonformen ortsunabhängigen Zugriff auf das System, was eine Nutzung auch aus dem Homeoffice ermöglicht. Die Handhabung ist einfach und intuitiv, so dass keine besonderen technischen Vorkenntnisse erforderlich sind. Von TransferSafe automatisch generierte System-E-Mails halten alle Beteiligten eines Projekts in Echtzeit über neue Aktivitäten auf dem Laufenden.
Personalisierte Kundendaten sind jederzeit bestens geschützt und gleichzeitig wird der Projektablauf für alle Beteiligten stark vereinfacht.
Die Technik hinter TransferSafe
Grundlage und oberste Maßgabe für TransferSafe ist stets die Datensicherheit. Daher werden alle personenbezogenen Daten in hochgradig gesicherten deutschen Rechenzentren gehostet und gespeichert. Diese sind vom TÜV geprüft. Alle Mitarbeiter unserer Agentur und unserer Dienstleister, welche mit TransferSafe arbeiten, werden nach DSGVO geschult und haben entsprechende Datenschutzrichtlinien zu unterzeichnen. Auch in der Projektabwicklung selbst kommen unterschiedliche Datenschutzmaßnahmen
zum Tragen: Den Beteiligten auf allen Seiten können individuelle Rechte, Funktionen und Ansichten auf Personenebene zugewiesen werden. So wird sichergestellt, dass alle Vorgänge wie Prüfungen und Freigaben nur von berechtigten Personen durchgeführt werden, andere Personen jedoch parallel unterstützen und den Projektfortschritt im Blick behalten.
Ein beispielhafter Projektablauf in TransferSafe
Mit jedem Projekt werden zunächst alle Beteiligten auf Seiten von Kunde, Agentur und Dienstleistern angelegt und mit Rechten verknüpft. Anschließend können Dokumente und personenbezogene Daten ausgetauscht werden. Beispielsweise lädt ein Kunde umfassende Adressdaten, die für ein personalisiertes Mailing benötigt werden, hoch. Diese werden daraufhin datenschutzkonform von Agenturmitarbeitern gesichtet und geprüft, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Datensätze enthalten sind, und sich der Satzaufbau zur Weiterverarbeitung eignet.
Erst im Anschluss erhält der Dienstleister, zum Beispiel ein Lettershop, die Adressdaten zum Herunterladen und Weiterverarbeiten. Der Dienstleister stellt im weiteren Verlauf die mit den Adressen angereicherten Dokumente über TransferSafe zur Verfügung, welche nach ausführlicher Qualitätskontrolle durch die Agentur für den Kunden freigegeben werden. Dieser Prozess kann bei benötigten Korrekturstufen beliebig oft wiederholt werden und mündet in der finalen Freigabe durch den Kunden. Ist das Projekt abgeschlossen, werden nach einem vordefinierten Zeitfenster alle Daten nach der Gutmann-Methode überschrieben und datenschutzkonform gelöscht.
